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Cómo escribir mensajes sindicales de correo electrónico de manera eficaz

mloriz | 17 Septiembre, 2009 18:50

La mayoría de los sindicatos utilizan el correo electrónico para sus campañas y para mantenerse en contacto con sus afiliados o los trabajadores. Pero ¿cuántos utilizan de manera eficaz el correo electrónico?
Hemos visto en Australia y los EE.UU. el enorme poder inherente al correo electrónico - con la campaña de derechos laborales y la de Obama, respectivamente. Aunque Twitter y Facebook están creciendo rápidamente, el correo electrónico sigue siendo el rey cuando se trata de hacer campañas.

Muchas organizaciones no siguen normas de comportamiento básicas en el correo electrónico, no redactan cuidadosamente el contenido del correo y no siguen los resultados de sus campañas de correo electrónico.

Con el número de herramientas de correo electrónico gratuito o de bajo coste disponibles para los sindicatos, nosotros, como movimiento necesitamos utilizar el correo electrónico con mayor eficacia.

Algunos consejos de correo electrónico de AlexWhite.org

Mantenlo breve y simple

Al igual que toda lo que se escribe para Internet, lo escrito en  los correos electrónicos deben ser breve, concisos y fáciles de leer.

Muchos sindicatos escriben correos electrónicos largos que tocan varios temas. Esta práctica puede ser aceptable para los boletines electrónicos, pero no para los mensajes en general, para actualizaciones o respuestas.

La mayoría de la gente es bombardeada con mensajes de correo electrónico cada día. Un empleado de oficina puede recibir 50 o más mensajes de correo electrónico en un día, y los usuarios irregulares del correo electrónico (que sólo comprueban su cuenta cada pocos días) podrían tener decenas de correos electrónicos por leer.

Los correos electrónicos del sindicato deben transmitir información importante en el corto tiempo que el lector emplea antes de pasar al siguiente correo electrónico.

Incluso los boletines electrónicos no deben ser excesivamente largos. El contenido del boletín debe ser claro y racionalmente organizado, de modo que el lector pueda encontrar el contenido que está buscando.

Si tienes que poner mucho contenido, lo ideal es ponerlo en a página web de tu sindicato, y enlazar con él desde el correo electrónico, para que los lectores sin tiempo  ganas de leerlo, puedan hacerlo en sus ratos libres, mientras que los que están interesados pueden ir al contenido inmediatamente
 

No uses elementos innecesarios en el asunto    

Muchos mensajes de correo electrónico de sindicatos escriben en la línea de asunto algo parecido a: " Circular 323/09 del Sindicato re sobre próximo Curso de Formación en AERO", "URGENTE: Importante Información de la negociación en la empresa" o simplemente "Boletín del sindicato num 21".

Huelga decir que estos no son líneas de asunto muy atractivas o fáciles de entender. ¿Por qué un afiliado se molestaría en abrir ese correo electrónico?

Los mensajes de correo electrónico del sindicato deben ser descriptivos, sencillos y coherentes. El  asunto debe describir el contenido del correo electrónico. Si se trata de un boletín de noticias, decir que es un boletín informativo. Si la información es de la negociación colectiva, describir la información.

Evita asuntos que puedan parecer Spam - cualquier cosa que recuerde a una "venta agresiva", o todo en mayúsculas es probable que siga sin abrir, sea borrado o eliminado por el filtro anti spam del receptor.

Las líneas de asunto debe ser cortas. Las líneas de asunto, largas a menudo, son truncadas por los programas de correo electrónico, de modo que el lector no ve la línea entera. Del mismo modo, los lectores pueden "desanimarse" si el asunto es muy largo y simplemente decidir no abrirlo.

Otro consejo es: no intentes ser demasiado creativo. La Mayoría de la gente recibe un montón de correos electrónicos que tratan de venderles cosas. Las líneas de asunto de estos mensajes de correo electrónico a menudo se leen como un titular en un periódico o blog - que tratan de arrastrar a la lectura del correo electrónico. Créalo o no, los asunto "aburridos" (pero descriptivos y concisos)  son más eficaces que los "excitantes" o "captadores de atención".

 

3. No adjunte archivos innecesarios (si el mensaje va en el texto del correo, mejor)

Aunque los días en que las cuentas de correo electrónico con sólo unos pocos megabytes de almacenamiento se han terminado, no todos tienen cuenta de Internet de banda ancha o espacio de almacenamiento ilimitado.

Cuando envíes correos electrónicos a los afiliados, ya sea una respuesta personal a un afiliado individual o un correo electrónico masivo a todos los afiliados, asegúrate de que sólo adjuntas un archivo si es estrictamente necesario.

Asegúrate de que el tamaño de los archivos es tan pequeño como sea posible. No envíes grandes  archivos vídeo o  de sonido y asegúrate de que los archivos de imagen que estás enviando están optimizados y son de tamaño más pequeño. Trata de evitar el envío de archivos más grandes de 1 MB a menos que sea absolutamente necesario.

 

No escribas en MAYÚSCULAS, en color o subrayado

 Hoy día, escribir todo el texto en mayúsculas indica que estás "gritando". Un afiliado o trabajador al leer un correo electrónico  todo en mayúsculas puede pensar que quien lo escribe está gritando, expresando enojo, frustración o agresividad. No utilices las mayúsculas para hacer hincapié en un punto. Si tienes que destacar algo, utiliza el texto en cursiva.

Del mismo modo, el uso de texto en rojo o subrayado para destacar algo puede ser fácilmente mal entendido como agresivo, iracundo o "gritón". Muchos lectores pueden confundir el texto en rojo, como indicador de que él (el lector) ha hecho algo mal, o corre el riesgo de recibir una sanción de algún tipo.

Al escribir un correo electrónico, recuerda que el lector no puede oír tu tono o ver tu expresión. Tienes que asegurarte de que lo que está escrito no puede ser tomado como expresión de ira o una agresión.

Cuidado con la "fatiga de la lista"

Durante el momento álgido de una acción o una campaña colectiva,  puedes estar enviando correos electrónicos varias veces por semana. Tus afiliados pueden comenzar cansarse de las constantes actualizaciones y empezar a no leer o borrar los mensajes de correo electrónico. Saben que pueden leer el siguiente correo electrónico mañana, en lugar del que reciben hoy.

Esto nos lleva de nuevo a la coherencia. Debes permitir a los afiliados optar por darse de baja de listas de correo muy activas, o de optar por actualizaciones de correo electrónico diarias, semanales o mensuales. Los sindicalistas o delegados, por ejemplo, es más probable que deseen recibir las actualizaciones diarias o semanales.


Verifica la gramática, la ortografía, el formato, los emoticones y las abreviaturas

Igual que lo harías en una carta en papel, asegúrate de leer y volver a leer tus correos electrónicos. Verifica la gramática y la ortografía. Usa la función de corrección ortográfica del procesador de textos o del cliente de correo electrónico. Evita usar abreviaturas (por ejemplo CE  = comité de empresa, o RLT = Representación Legal de los Trabajadores).

Los mensajes de correo electrónico deben reflejar la profesionalidad del sindicato. Faltas de ortografía, gramática pobre y abreviaturas pueden hacer que tu sindicato parezca de aficionados. Además, algunas abreviaturas y emoticones, tales como :-) para una cara sonriente, pueden no ser entendidos por todos los lectores. Podrían ser malinterpretados o confundir al lector.

Comprueba tu formato. Asegúrate de que lo mantienes simple, sin exceso de HTML (es decir,  formato de fantasía).

 

No utilices  color de fondo o tipos de letra de fantasía

Algunos programas de correo electrónico permiten establecer un fondo de color para todos tus mensajes de correo electrónico. Resiste la tentación de recurrir a fuentes no-estándar. Mantente en Arial, Verdana o Times.

Tu correo electrónico rara vez le aparecerá al lector como lo ves tú. Los programas de correo electrónico varían mucho en su manera de mostrar un correo. Muchas combinaciones de color de fondo y color del texto podrían ser ilegibles. Del mismo modo, si utilizas una fuente no estándar, tu lector puede no tenerla instalada en su ordenador.

 

Trata de hacer un seguimiento de los correos abiertos, devueltos y los clics en los enlaces incluidos

 Para los correos electrónicos enviados a un gran número de personas, trata de usar de un programa de correo electrónico que le permita rastrear el número de emails abiertos, mensajes devueltos, y los clics en los enlaces.


La imagen muestra un informe de una reciente campaña de correo electrónico de pequeña escala que realizó Creative Unions.

Como puedes ver, a pesar de que había 63 personas que habían optado por recibir actualizaciones de nosotros, sólo el 23% de ellos abrió el correo electrónico, y sólo el 11% hizo clic en un vínculo en el correo electrónico. 

Como señalé en la introducción a este artículo, sólo entre el 13-27% de los correos electrónicos de organizaciones sin ánimo de lucro se abren. Mientras que a los sindicatos les gusta pensar que cada afiliado abre el correo electrónico de su sindicato, esto es poco probable.

Hay montones de programas y proveedores de servicios que dan esta opción, y algunos de ellos son gratuitos. También dan esta opción algunos grandes sitios de alojamiento de webs. 

Hay muchos más consejos para mensajes de correo electrónico eficaces ...

Probablemente voy a escribir de nuevo con más ideas acerca de cómo aprovechar mejor  el poder de los correos electrónicos por parte de los sindicatos.   

¿Tienes alguna idea o sugerencia? Deja un comentario.


Hace un tiempo, Thomas Gensemer de Blue State Digital, la empresa responsable del sitio web de Barack Obama, discutió el papel de los boletines electrónicos (newsletters) sin ánimo de lucro. Su argumento es que los boletines electrónicos son cada vez menos útiles, y en su lugar, las organizaciones sin ánimo de lucro deberán centrarse en "breves y sencillas acciones de promoción mediante mensajes de correo electrónico", orientadas a que los lectores lleven a cabo una acción específica. Dice: 

     ¿Cuándo es la última vez que leíste un boletín electrónico de una organización sin ánimo de lucro?

     O más bien, cuando es la última vez que leíste un boletín de correo electrónico para una organización sin ánimo de lucro para la que no trabajas?

     El argumento es simple: para todo el esfuerzo que se necesita para producir un boletín electrónico de alta calidad (escribir los artículos, elegir los gráficos, el formato de codificación HTML, asegurarse de que el correo electrónico es compatible en todos los clientes de correo electrónico) los rendimientos son generalmente bastante deprimentes.

Pero los correos electrónicos cortos, sencillos, orientados a la acción, como los utilizados por la campaña presidencial de Barack Obama, y muchos de nuestros clientes) son más fáciles de producir y crear un programación de correos electrónicos más grande, fuerte y saludable. Han funcionado no sólo para la campaña de Obama, sino para docenas de clientes ...

Me inclino a estar de acuerdo.

Traducido del Blog de Alexwhite.org

Alex White es un profesional de la comunicación y políticas públicas en Melbourne trabajando para el moviiento sindical.

 

Posted in sindicato en red, utilidades, correo electronico. Comentario: (1). Retroenlaces:(0). Enlace
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Commentarios

  1. 1. leodenis  |  01/03,2012 at 01:55

    Es hora de que los 5 cubanos presos en EEUU regrecen a casa

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